Kwestia określenia przedmiotu obrad zgromadzenia wspólników jest bardzo ważna. Dlaczego? Ponieważ w sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie będzie można podjąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego jej powzięcia.
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników są następujące kwestie:
• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty /jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone z kompetencji zgromadzenia wspólników/,
• udzielenie członkom organów spółki /a więc zarządu, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej/ absolutorium z wykonania przez nich obowiązków
/art. 231 § 2 ksh/.
Powyższe uchwały nie mogą być podjęte w głosowaniu pisemnym. To jest minimum programu obrad. Może on oczywiście zostać dowolnie rozszerzony o inne kwestie. Szerszy program zgromadzenia wspólników może także wynikać z zapisów umowy spółki.
W sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie będzie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego jej powzięcia.
Ostateczny program obrad jest ustalany na zgromadzeniu w pkt „Przyjęcie porządku obrad”.
Wyjątek dotyczy dwóch sytuacji. Mianowicie wnioski:
• o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz
• o charakterze porządkowym /np. ogłoszenie przerwy w obradach/,
mogą być uchwalone, mimo że nie były umieszczone w porządku obrad /art. 239 ksh/.
Do zaproszenia należy dołączyć niektóre dokumenty związane z obradami. Obowiązkowo propozycje zmian umowy spółki, jeśli na zgromadzeniu mają być poddane głosowaniu. Zazwyczaj dołączane są także inne dokumenty związane z podejmowanymi na zgromadzeniu uchwałami – sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz propozycje treści uchwał /np. o udzieleniu absolutorium/.
